就活用のメールアドレスって必要？作るときのポイントや変更した場合の連絡方法とは？

就活用のメールアドレスって必要？

就活がはじまると企業とメールでやり取りをする機会が多くなります。ここで気をつけたいのが、使うメールアドレスです。付き合っている恋人の名前や記念日が入っていたり、メッセージ性の強い単語を使っていたりした場合、「ビジネスマナーがなっていない」と思われてしまう可能性があります。

そのほかにも、ほかのメールに埋もれて企業からの連絡に気がつかない……なんていうことも。そうならないために、就活をはじめる前に、就活用のメールアドレスを作っておきたいですよね。そこで今回は、就活用のメールアドレスを作るときのポイントや注意点をご紹介します。

就活用のメールアドレスを作るメリットとは？

就活がはじまると、毎日多くの企業や就職サイトから、大量の求人情報がメールで送られてきます。「就活用のメールアドレスは作っておいた方がいい」と言われていますが、それは一体どうしてなのでしょうか？

そもそも、就活用のメールアドレスを持つ人は2割しかいない

某メディアが120名の就活生を対象に「あなたは、就活用のメールアドレスを持っていますか？」というアンケートをおこなったところ「はい」と答えた人は、なんと全体の2割！ほとんどの就活生が自分のアドレスをそのまま就活で使っている、ということですね。

情報を整理しやすくなる

就活用のメールアドレスを作っておくと、まず、情報の整理がしやすくなる、というメリットがあります。多くの学生が新卒者向けの就職情報サイトに登録をしますよね。

毎日何十件とセミナーやイベント、求人案内に関するメールが送られてくるでしょう。就活用のメールアドレスを作っておけば、採用に関する企業からの連絡もすぐに確認できるので、見落としを防ぐことができます。

メールアドレスを決めるときのポイント！

それでは早速、就活用のメールアドレスを作りましょう。非常識な言葉やメッセージ性の強い単語は避けて、ビジネスシーンにふさわしい内容かどうかをきちんと考えましょう！

大学指定のメールアドレスを使う

入学すると、学生用メールアドレスが配布されます。この大学指定のアドレスであれば、企業に対して所属大学の証明ができるほか、企業にとっては学生からのメールであることがひと目でわかるのです。信頼できるドメインだと、企業側は安心してメールを開封できるため、見落とされてしまう確率も減るでしょう。

フリーメールであればGmail

就活用のメールアドレスを新たに作る場合、Gmailがオススメです。タグ付け、グループ分けなど保存容量が非常に大きいほか、Googleカレンダーと連動できるためスケジュール管理をしやすくなります。

スマートフォンのカレンダーとも同期できるので、多くの企業の社用アドレスはGmailで管理されている場合がほとんどです。

アドレスには名前を入れよう

あなたの名前がひと目でわかるよう、アドレスにはフルネームを入れましょう。ビジネスメールでは、誰からきたメールなのかが瞬時にわかるかどうかが重要です。

ただ、フルネームのみだと同姓同名の人がいた場合は使用不可な場合があります。「フルネーム＋誕生日」のシンプルな組み合わせをオススメします。

記号や顔文字は避けよう

当然ですが、顔文字の使用は避けましょう。多くの人の目に触れることが多いため、わかりやすくシンプルな文字列であることが一番大切です。

アンダーバーやハイフンなどを組み合わせた顔文字は、おちゃらけた印象を与えてしまうため、ビジネスシーンには不向きです。いつ誰に見られても恥ずかしくないよう、記号や顔文字の使用は避けましょう。

署名を作っておく

メールの設定画面で署名を作成しておきましょう。署名とは、メールの一番下にデフォルトで表示される、送信者の氏名や連絡先をまとめたもの。

ビジネスシーンでは、内部だけではなく外部とのやりとりが頻繁になるため、署名を入れておくのが礼儀です。また、氏名の最後の『（）』内にふりがなを入れておくとより親切ですよ。

スマホと同期しておく

Gmailを作成したら、スマホとの同期も忘れずにおこないましょう。先ほどもお話をしましたが、Gmailのアカウントを持っているのであれば、Googleカレンダーでスケジュールを管理でき、メモや行き先の住所も入力しておけるため、大変便利です。

手帳を持っていないときも、企業からメールがきたその場で予定を確認できるので、レスポンスも早くなりますよ。

携帯のメールアドレスはNG？

履歴書やエントリーシートのアドレス記入欄に、携帯のアドレスを書く就活生がいます。これは基本的にNGです。企業の迷惑メールフォルダに振り分けられてしまったり、反対に企業からの連絡が弾かれてしまうことがあります。

以前、私の知人が携帯のメールアドレスで企業に連絡を入れたところ、相手が迷惑メールフォルダに入っていることに気がつかず連絡が途絶えてしまったことがあったようです。

もし、PCからの連絡を拒否する設定になっている場合はすぐに、受信できるように変更しておきましょう。ですがそもそも、携帯用のアドレスでメールをやりとりをする社会人は少ないため、GmailもしくはYahoo!メールがオススメですよ。

メールアドレスを変更した場合は？

卒業を機に、それまで使っていた大学指定のメールアドレスが使えなくなった場合。メールアドレスを新たに作成しなければなりませんよね。その際、大切な情報を取りこぼさないためにも、速やかに企業に連絡を入れる必要があります。メールアドレスを変更する前に、下記の注意事項を守りましょう。

変更前のメールアドレスで送る

変更前のアドレスからメールを送り、本文にメールを変更することと新しい連絡先を明記しておきましょう！変更後のメールアドレスでいきなり連絡を入れるのは、ビジネスマナーとしてはNG行為。アドレスを変更する前に、変更前のアドレスから前もって連絡を入れる必要があります。

面接や選考日程に関する連絡を取り合っていたのに、急に知らないアドレスからメールが届いた場合、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性があります。また、送信者が不明な場合は開封すらしてもらえない場合も……。

電話番号を記載しておく

署名を作成していなかった場合は、電話番号も一緒に載せておきましょう。これは、本人確認をするという目的があるからです。あなたとだけ連絡を取り合っているのではなく、毎日数十名もの応募者と連絡をとり、面接のスケジュールを調整しています。

相手の状況を考えながら、どうしたらわかりやすいか、相手の仕事がスムーズになるかを考えながら、メールの送信ひとつひとつも丁寧におこないましょう。

いつから使うのか明記する

新しいメールはいつから使うのか、古いメールは完全に使えなくなってしまうかなど、具体的な内容を明記しておきましょう。面接日程や採用通知に関するメールがエラーとなって返ってきてしまった場合、採用者はどう思うでしょうか？

「拒否されているのかな？」と不安や不信感を抱いてしまう可能性があります。あなたへの信用にも関わることなので、いつから使えるのかをきちんと書くことも忘れずに！

メールアドレスを変更するときの例文

就活中にメールアドレスを変えるということはあまりないかもしれませんが、もし変更した場合は下記のような内容で送りましょう。前もって送っておくことで「わざわざ送ってくれるなんて気配りができる」「きちんとしている」と思ってもらえる可能性が高くなりますよ。

例文

 

メールアドレス変更は一斉送信でもいいの？

もし、複数名とメールのやり取りをしていた場合は、個別ではなく一斉送信で送りましょう。また、その際は「Bcc」で送ってください。ちなみにBccとは、ブラインドカーボンコピーの略で、入力したメールアドレスは、ほかの送信相手には表示されません。

本文に「このメールはBccで送信しています」とひと言添えておくとより丁寧です。これはビジネスシーンで頻繁に使うことが多いため、覚えておくと役立ちますよ。

メールで印象を上げることは可能！

企業の採用者とのやりとりが増えるため、「非常識な人」と思われないよう就活用のメールアドレスを作っておきましょう。

また、アドレスを変更する際はその旨を前もって報告しておくと、印象がよくなりますよ。丁寧な言葉づかいやマナーに気をつけて、ビジネスメールの基本を今のうちから習得しておきましょう！