株式会社DiGのCOOに聞く！インターンのお礼状の書き方と封筒のアレコレ

インターンシップでお礼状を出す！

就業体験ができるインターン終了後に出す、企業先へのお礼状。

緊張や不安、発見、成長などたくさんの学びを得られ、コスト、時間を割いて受け入れてくれた企業に対して、精一杯の感謝の気持ちを伝えることは、人としての観点から見れば出すのが自然だと言えます。

しかし、「一体どんな書式で書けばいいのだろうか」「どんな便箋、封筒がベストなのだろうか」とあれこれ悩んでしまうことってありませんか？

しかも、インターンの課程を全て修了したとき、「お世話になった企業にお礼状を送りましょう」と色々な就活サイトに書かれていて、出すべきかどうか迷ってしまう人が多いのではないでしょうか？

最近では、会社で“勉強をさせていただく”という意識は徐々に薄れつつあります。また、場合によっては必ずしもお礼状を送る必要はないようです。

どんな場合に送る必要がないのか、送る場合は手書きとメールどちらがより好印象なのか。手書きのときに用意しておくべきアイテムや例文も絡めながら詳しく紹介していきます。

インターンのお礼状は本当に必要なの？

お礼状は出しましょうと冒頭でお伝えしましたが、中には出さない方がいいというケースもあるんです。

結論からお伝えすると、長期インターンの場合はお礼状は必ずしもお礼状を送る必要はありません。

長期間に渡ってバイトのように働く長期インターンでは、そのようなおカタイことをしないといけない義務はほとんどないでしょう。

数ヶ月、数年働いたバイト先で最終出勤日を迎えると、お世話になった店長や従業員に挨拶しますよね？それと同じようなイメージです。

インターンを辞めたあとで、思い入れや感謝の気持ちをどうしても伝えたい場合は送るという感じで、「絶対お礼状送らなくちゃ！」と正義感に駆られて送る必要はないでしょう。

とは言っても、インターンに参加して自分が何を学んだのか、開催してくれた企業にお礼の気持ちを伝えることはとても大切なことです。

短期インターンの場合もお礼状を出さなくても問題ない

1dayや数日間以内で終了する短期インターンの場合でも絶対に送らなければならないわけではありません。

短期インターンの場合、講義、セミナー、社内見学、グループディスカッション、ワークショップなど、企業のビジネスモデルや職場の雰囲気を把握する模擬体験のような内容がほとんど。

企業は、会社の事業内容をより多くの学生に知ってもらう広報活動の一環として、社会人としてのマナーを体験する場として短期インターンを行なっています。

また、企業の中には数ヶ月に渡る長期インターンと、1dayや3daysといった短期インターンの両方を設けている場合もあります。

実際、就職活動に向けて企業のインターンに参加している学生で、インターンに参加するごとにお礼状を送っている人はとても稀です。

特別人事の方からプライベートでもかわいがってもらっていた、ご飯に行くほど親交があるという場合は連絡を入れた方が良いかもしれませんが、“絶対に出さないといけない”というわけではないんです。

お礼状を出さないからといって採用には関係ない

お礼状を出したからといって選考や採用に影響があるのかというと、必ずしもそうだとは限りません。

あくまで、こちらからの感謝の気持ちを伝えるツールとして捉えましょう。

お礼状を送るという行為自体は、企業に就職が決まったあとも何度か発生する仕事のひとつです。

その予行練習という意味合いで送ってみるのも良いかもしれません。

最近ではあまり実践されないお礼状文化ですが、実践してみても良いですね。

お礼状は絶対ではない！けど出すとしたらタイミングはこの2つ！

とはいえ感謝の気持ちを伝えるのに、絶対にお礼状を出してはいけないというわけではございません。

特に

1. 学校を通じてインターンをしている
2. 本来、学生インターンを募集していないところで特別にインターンに参加させてもらっている

なんてときは通常のインターンとは違って、お礼状を出すのがマナーとなっていることもあります。

そのお礼状を送るタイミングは、以下の2回です。

• インターンへの参加が決定したタイミング
• インターンを終えたタイミング

まずはじめに、インターンへの参加が決定したときのお礼状について説明しましょう。

送る理由としては、今後インターンを行う際に企業に良い印象を持ってもらったまま参加できるので、送っておいて損はないでしょう。

短期インターン参加した学生の中には、面接後にお礼状を出せば通過率や採用率が高くなる、というイヤらしい理由でお礼状を出す人がいます。

たしかにお礼状を出すことで、礼儀正しい印象を与えられる“かも”しれませんが、人によっては「媚びを売ろうとしている」「有利に進めたいんだろうな」などと不快に思ってしまう場合もあるようです。

つまり、お礼状を出す出さないは選考には関係ありません。

次にインターンを終えたタイミングですが、

1. お世話になった企業の担当者の方に感謝を伝えるため
2. 仮に就職が決まった際に良い印象を持っていてもらえる

という理由で出すことが迷惑に思われることはありません。こちらは、あくまでお世話になった企業、職場の人たちに感謝の気持ちを伝えるためです。

手紙で送るのは迷惑だから……お礼状はサクッとメールで済ませたい。

今どき手書きでのお礼状を送る学生は珍しいですが、手紙の形式ではなくメールでお礼の気持を送るのは良いのでしょうか？

1. 手紙だと送られた側も迷惑になってしまわないだろうか、、、
2. さすがにお礼状は手書きじゃないと失礼かもしれない

と賛否両論ありますが、メールだとマナー違反かと言うとそういうわけでもありません。

メールでも十分に感の気持ちを伝えることはできます。

便箋や封筒を用意したりと、お礼状作成の時間が取れない場合もあるでしょう。

そんな時はメールで、インターンに参加して何を感じたのかを伝えるとともに、参加させていただいた感謝の気持ちをを盛り込んだお礼状を送りましょう。

会社で働く会社員は、会議や外部との打ち合わせ、商談などでバタバタしており、常にデスクに張り付いている、という状況はほぼないはずです。

手紙でもらうよりもメールでお礼状をもらう方が助かるなんて人事の声があるのも確かです。

少し前まではインターンのお礼状を出すときは、メールではなく手紙で出すべきだと言われていました。

理由はとてもシンプルで、直筆の方がより書き手の思いが伝わりやすく丁寧に感じますし、もらった方も嬉しいからです。

しかし最近では、お礼状はそもそも出さない、出してもメールで連絡を入れる程度というのが一般的となっています。

メールでお礼状を送る時の例文

メールでお礼状を送る際の例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

送る際は下記のポイントを絡めて送りましょう。

・インターンを受け入れてくれた企業・従業員への感謝の気持ち

・職場体験を通して自分が感じた内容

・インターンを始める前と後でどんな変化が生まれたのか

例文その1

例文その2

もしお礼状を手書きで出すなら！

お礼状を書く際のポイントは、下記の3つです。

・インターンシップの時間を与えてくれたことへの感謝の気持ち

・インターンシップに参加して学んだこと、発見したこと、感じたこと

・実際の業務や職場の雰囲気に触れたことを今後どう活かしていきたいか

例文その1

例文その2

 

ちなみに、インターンのお礼状を出す際の細かなポイントや便箋・封筒選びに関して、下記の記事で詳しく紹介しています。ぜひ今後お礼状を出す時の参考にしてみてください。

お礼状を書く時に用意しておくもの

ボールペンもしくは万年筆

手書きにすることで、相手への敬意や丁寧さが字に現れるほか、自分の誠意が伝わりやすくなります。自分が一番書きやすい、使いやすいボールペンまたは万年筆を選んで手書きしましょう。

無地の便箋

キャラクターでガチャガチャしていたり、派手な色使いや装飾で目立つ便箋は避けましょう。「ビジネスマナーがなっていない」「人をバカにしている」と不快な印象を与えてしまう場合があるからです。

白無地の封筒

便箋と同じく無地の封筒を選びましょう。白無地が一番無難で、相手に嫌な印象を与えることはまずないでしょう。間違っても、緑、赤、黄などの派手な色物は使わないように注意してくださいね。

上記のポイントを抑えながら、手書きで出す場合のお礼状の例文を記載しておきます。お礼状を書く時に参考にしてみてください。

インターンシップお礼状におすすめな便箋

ミドリ きれいな手紙が万年筆で書ける便箋

ミドリ きれいな手紙が万年筆で書ける便箋｜Amazon

こちらの「きれいに手紙が書ける便箋」は、お礼状に最適な白無地の便箋です。加えてひらがなを参照しながら美しい文字を書ける「文字のお手本」付き。手書きの字がきれいだとポイントも上がるはずです。

奉書便箋 無地

奉書便箋 無地｜Amazon

インターンシップお礼状にぴったりの一番シンプルな白無地の便箋は、贈答用の包み紙や目録の筆記に適した奉書紙を使用しています。紙が分厚くしっかりしているから、破れたり、にじんだり、透けて見える心配がありません。

インターンシップお礼状におすすめな封筒

お礼状を送る際におすすめの封筒をいくつかご紹介します。先ほどお話しましたが、清潔感がありシンプルなデザインが好ましいでしょう。

マルアイ 二重封筒 長3

マルアイ 二重封筒 長3｜Amazon

一番オーソドックスなデザインの白無地の封筒です。二重構造で中身が透けにくくしっかりしているので、郵便物の重みでシワができたり折れ曲がったりする心配がありません。A4横3つ折りサイズ対応です。

和紙 大礼紙 白 A4 5枚

和紙 大礼紙 白 A4 5枚 ｜Amazon

封筒の表面はしっとり滑らかな質感で手触りがよく、和紙でできた素材が高級感を演出してくれます。これなら、受け取った相手も開封するのが楽しくなるはずです。こちらもA4横3つ折りサイズが入ります。

ちなみに、ほとんど三つ折りにして封入するケースが多いのではないのでしょうか。便箋を入れる向きですが、封筒の裏から見た時に「拝啓」の書き出しが便箋の右上になるように入れましょう。

大礼紙白A4便箋3つ折用封筒5枚入

大礼紙白A4便箋3つ折用封筒5枚入｜Amazon

なめらかな指触りで、高級感のある和紙を使用したこちらの封筒。A4の便箋三つ折りサイズもすっぽりおさまるサイズです。

封筒が横の場合、手紙の書き出しが封筒裏側の左上にくるように折りたたんで入れましょう。

茶封筒じゃダメなの？

お礼状を送る場合、基本的に茶封筒はNG。請求書や資料などの事務的な郵便物は茶封筒でもOKですが、お礼状として出す場合はカジュアルすぎるからです。

履歴書、エントリーシートを送付する際に白い封筒を使った方が、茶封筒よりもより良い印象を相手に与えられます。

もし仮に茶封筒にしたからといって、それが直接的な合否に結びつくわけではありません。

しかし、感謝の意を表し相手に好意を持ってもらえるのは断然、白封筒です。感謝の気持ちを込めたお礼状を投函する際は、必ず白い封筒を選びましょう。

封筒の色にはそれぞれ意味がある？

ちなみに、封筒の色にはそれぞれ意味があるということ、ご存知ですか？

先ほどもお話した白封筒は清潔感があるため、感謝の気持ちをしたためた手紙を送る場合、受け取り手に好印象を与えます。

茶封筒は、請求書や見積書、納品書を送る際に使用される場合が多いです。

落ち着いた色合いの薄いブルーは、商用や事務系の仕事で使われる機会が多く、オレンジ、イエロー、グリーン、赤などのポップなカラーは何か特別なイベントの案内状を送る時、他郵便物よりも目立たせるために使われています。

お礼状の封筒の書き方

お礼状を送る際、どこの部署の誰に送るかきちんと明記する「宛名」の記入も大切なポイントです。宛名を書く時は、下記の項目を意識しましょう。封筒が縦の場合は縦に、横の場合は横書きが基本形式です。いずれの場合も、下記の条件は変わりません。

・郵便番号は横書き

・会社住所の番地は漢数字で記入

・企業名→部／課→肩書き→送る相手（個人名）→様の順番

特定の人物の名前は宛先よりも大きい字で書き、役職名が4文字以上になる場合は2行に分けて書いてください。

手書きのお礼状を出す時に気をつけたいこと

宛名書きについては、「株式会社」が前に来る場合などもあるので、必ずいただいた名刺やホームページなどでもう一度正式な社名を確認してから記載しましょう。

また、担当者に課長や部長といった肩書きがある場合は「○○課長様」などと肩書きの後ろに「様」をつけないように注意しましょう。

企業について書く時は「御社」ではなく「貴社」と書きます。「御社」は口に出して言うときの表現です。

こういった正式な書面を書くのが初めての方は、間違えやすいポイントなので気をつけてくださいね。

そして、これが一番大事なポイント。どこかに必ず、具体的なエピソードなどを盛り込みましょう。

それだけでお礼状を受け取った側に楽しく読んでもらえるはずです。

先ほどもお伝えしましたが、こうした内容を加えるためにもインターンに参加中に細かくメモをとっておくのを忘れないようにしましょう。

このように、相手側がどうやったら喜ぶかを考えることは、仕事においてとても大事な観点となるんです。

お礼状作成をただの面倒くさい形式行事、ビジネスマナーだけだと捉えず、ぜひとも自分のスキルアップのチャンスだと思って取り組むようにしてみてください

忘れてて遅くなった！インターンのお礼状はいつまでに出すべき？

いざインターンでお世話になった会社にお礼状を出すと決めたら、そのタイミングについては、早すぎるということはありません。

遅くとも、インターンを終えてから一週間以内にはお礼状を送るようにしましょう。

仕事の善し悪しをスピードで評価している人もいるからです。

お礼状であなたの評価が左右されることは少ないとはいえ、良い印象を持たれる可能性があるのであれば、早く出しておくにこしたことはないでしょう。

また、お礼状は早く書いた方が実体験もまだ記憶に新しく、心のこもったお礼状を書きやすいはずです。

お礼状をすぐ書くために意識しておきたい一番のポイントは、インターン中にできるだけメモを取っておくこと。

特に印象に残ったエピソードや知識を細かくメモしておくことで、インターン内容の復習になる他、お礼状を書く時に役に立つというわけ。

1. インターンを終えてから一週間以上遅れてしまった
2. 書き忘れてて今更送っても失礼のではないか

ということもあります。

早く送った方が良いのは事実ですが、遅れてでも送った方が良いです。

インターンのお礼状に期限はありませんが、終了してから1ヵ月経過していた、という場合、仮に送ったとしても受け取る側にとって良い印象になるとも限らりません。

そうならないためにも、記憶がまだ鮮明な状態のうちに翌日、遅くとも1週間以内には送るよにしましょう。

また、2週間近く過ぎていたとしても、気が付いた時点ですぐにお礼状を送るようにしましょう。

手書きのお礼状を出す時に気をつけたいこと

宛名書きについては、「株式会社」が前に来る場合などもあるので、必ずいただいた名刺やホームページなどでもう一度正式な社名を確認してから記載しましょう。

また、担当者に課長や部長といった肩書きがある場合は「○○課長様」などと肩書きの後ろに「様」をつけないように注意しましょう。

企業について書く時は「御社」ではなく「貴社」と書きます。「御社」は口に出して言うときの表現です。

こういった正式な書面を書くのが初めての方は、間違えやすいポイントなので気をつけてくださいね。

そして、これが一番大事なポイント。どこかに必ず、具体的なエピソードなどを盛り込みましょう。

それだけでお礼状を受け取った側に楽しく読んでもらえるはずです。

先ほどもお伝えしましたが、こうした内容を加えるためにもインターンに参加中に細かくメモをとっておくのを忘れないようにしましょう。

このように、相手側がどうやったら喜ぶかを考えることは、仕事においてとても大事な観点となるんです。

お礼状作成をただの面倒くさい形式行事、ビジネスマナーだけだと捉えず、ぜひとも自分のスキルアップのチャンスだと思って取り組むようにしてみてください。

人事に直撃！どんなお礼状だと印象に残りやすい？

ここからは、のべ2,000名以上もの採用に携わってきた株式会社DiGのCOO、鎌田睦（かまだ・あつし）さんにお話を伺っていきます。

必ずしも出す必要はない。人として感謝の気持ちは伝えよう

お礼状は必ずしも出さなければいけない！という絶対的な義務があるわけではありません。

企業の中には、「お礼状は出さなくても全然構わない」「むしろ出さなくてもいい」と考えている人たちがいるのも事実です。

お礼状を出すのを「形式的なビジネスのやりとり」と捉えるのか、それとも「時間を割いて受け入れてくれた感謝の気持ちを伝えたい」と捉えるのかは人それぞれ。

企業からの採用に関してもメールでの連絡が当たり前となり、手書き文化が少しずつ薄れつつある時代の中で、受け取って不快に思う人はいないのではないでしょうか。

極力時間を空けずインターンを終えた翌日、遅くても翌々日までには送るよう意識しましょう。

書き方が分からない、出すタイミングが分からないと悩んでいる方はぜひ今回の内容を参考にしてみてくださいね！