【例文テンプレートあり】就活で絶対に役立つ!履歴書の封筒の書き方のルール!

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履歴書の封筒の書き方、間違っていませんか?

面接

あなたの履歴書を受け取った人が目にするのは、履歴書よりも先に封筒です。履歴書の封筒の書き方にも、マナーがあることをご存じですか?

文字のバランスが悪かったり、算用数字と漢数字がごちゃ混ぜになっていたり、封筒の書き方でつまずかれる方は意外と多いようです。

マナーを守って正しく書けていなかった場合、「常識がなっていないな」とマイナスな印象を持たれてしまうかもしれません。そこで今回は、正しい履歴書の封筒の書き方、履歴書を手渡しをするときのマナーついてご紹介します。

正しい履歴書の封筒の書き方とは?

考える男性

まず、封筒の宛名は、必ず縦書きで書きましょう。そのことを頭に入れていただきましたら、次に具体的な正しい書き方について項目ごとに見ていきましょう。

住所

必ず都道府県名から書き始め、建物名がある場合は省略せずに正式名称を書きましょう。また、市区町村以降「△ー△△ー△」と書く人が多くいますが、「〇丁目〇番地〇号」として書くのがルールです。

これらを省略していると、「正しい住所の書き方も知らないのか」とマイナスなイメージを与えてしまうかもしれません。応募者から送られてきた履歴書と封筒を丁寧に保管している面接官もいるようなので、誰の目に触れても恥ずかしくないよう、正式名称で書くことを意識してくださいね。

宛名

ハガキ

「(株)△△△△」と略さず「株式会社△△△△」と正しい社名を書きましょう。

ここで特に気をつけたいのが、「御中」と「様」の使い分けです。ちなみに、手渡しをする場合は封筒に宛名を書く必要はありません。

(1)企業や部署宛に送る場合は「御中」

株式会社△△△△

人事採用グループ 御中

(2)個人宛に送る場合は「様」

株式会社△△△△

人事採用グループ

○○ ○○様

(3)個人名が不明な場合は「採用ご担当者様」

株式会社△△△△

人事採用グループ

採用ご担当者様

このように、「御中」と「様」はきちんと使い分けられるよう、覚えておきましょう。入社後も、取引先にお礼状や招待状などを出す場面があると思うので、覚えておくととても役に立ちますよ。

履歴書在中の記載

インターン

履歴書を郵送する場合は、封筒の表面の左下に赤ペンで「履歴書在中」と書いておきましょう。「履歴書在中」の文字は、定規を使って四角く囲んでおくとより丁寧です。

こうしておくことで封筒の中身がひと目ででわかり、開封時に破いてしまうことのないように注意を促す、という目的もあります。ちなみに、エントリーシートを送るときは、「応募書類在中」と書きます。

切手

封筒のサイズ、書類の重さによって切手の料金は変わります。万が一、切手の料金が足りていなかった場合、企業まで配達されずに自分のところに戻ってきてしまう可能性がありますので、郵便料金の確認にも十分に気を配りましょう。

私の友人は、送ったつもりの履歴書が料金不足で戻ってきてしまい、提出期限に間に合わなかった、ということがありました。こうした事態を防ぐためには、ポストに投函するのではなく、郵便局まで持って行って軽量してもらってから郵送するのが一番安心で確実ですよ。

のり付け

履歴書がしっかり封筒におさまっているかどうかを確認し、スティックのりもしくはテープのりできれいにのり付けしましょう。液体のりだと、封筒がふやけてしまったり、のりがはみ出て他の郵便物や書類がくっついてしまう場合があります。

封字

封字とは、「確かに封をしました」という印。途中で誰かに開封されていないという証明になります。封を閉じたあと、合わせ目に「〆」を書くことを忘れないようにしましょう!履歴書はもちろん、エントリーシート、外部に送る大切な書類は、すべて封字を書いてから出すのがマナーですよ。

差出人名

自分の名前、住所を封筒の裏面に書くのを忘れないようにしましょう。ポイントは、中心より少し左下に書くことです。また、こちらも宛名を書くときと同じく、住所は都道府県から書き、ビル名やマンション、アパート名も略さずに書きましょう。

「丁目」「番」「号」の間に書く数字は、漢数字で書いてください。尚、「32番地」と漢数字で書く場合、「三十二」の「十」は省略して「三二」と書くのが正解です。

封筒の宛名を書くときのペンは油性?水性?

考える女性

封筒の宛名を書くときは、黒の油性サインペンがもっとも適しています。一定の筆圧でとても書きやすく、擦れてにじんだり、裏移りしにくいからです。耐水性があるほか、太すぎず細すぎず読みやすい字が書けるため、宛名を書くときはぜひ、黒の油性サインペンを使いましょう。

ボールペンだと字が細くて読みづらく、マジックペンだと裏移りしてしまう心配があります。手書きとなると緊張してしまうと思いますが、何よりも、落ち着いて丁寧に書くことを心がけてください。

太さは0.5~0.7mmがベスト

一番書きやすい太さは、0.5~0.7mm。それ以上太いものだと漢字が潰れてしまうため、採用担当者からあまり良い印象は持たれないかもしれません。さまざまなメーカーから豊富な種類のペンが販売されているので、売り場で試し書きをしながら自分に合ったものを選んでみてください。

履歴書を封筒に入れる向きにもルールがある?

笑顔の女性

履歴書やエントリーシートなど、大切な書類を封筒に入れる際にもルールがあります。

履歴書を封筒に入れるときのポイント

(1)送り状、カバーレター

(2)履歴書

(3)そのほかの応募書類

(1)(3)の順番で、A4サイズのクリアファイルにしまいましょう。このとき、A4サイズの封筒にそのまま折らずに入れるのがルールです。こうしておかないと、ほかの郵便物の重みで書類がグシャグシャになったり、配達の途中で封筒が雨に濡れてしまったり、大切な書類が台無しになってしまいます。

クリアファイルに入って入れば、重みや雨などのダメージを最小限におさえられます。さらに、封筒から取り出したあともクリアファイルごと保管しておけるので、採用担当者の管理が楽になります。受け取る側の気持ちを考え、封筒に入れるときは最大限の心配りをしましょう。

封筒に入れるときの向き

書き上げた履歴書を封筒に入れるときは、応募書類の向きをそろえておきましょう。また、履歴書は顔写真を貼るページが宛名の面を向くように入れてください。くれぐれも、向きがバラバラということにならないよう、しっかりと確認をしながら順に入れていってください。

履歴書を手渡しするときのマナー

コート姿の女性

採用担当者に履歴書を手渡しするときも、マナーがあります。最近では、履歴書やエントリーシートはメールで提出することが増えてきました。しかし、企業のなかには手渡しを求めるケースも多々あるので、きちんとしたマナーを身につけておくと好印象を持たれやすいですよ。

面接官に直接渡す場合

面接会場で面接官に手渡しする場合、

(1)履歴書をクリアファイル、封筒から取り出す

(2)クリアファイル、封筒の上に履歴書を添える

(3)両手で持ち、面接官が読みやすい向きで渡す

手渡しするときは、面接官に中身を取り出す手間をかけさせてしまうことを防ぐため、封筒ごと、クリアファイルごと渡すのは避けましょう。渡すときには「こちらが私の履歴書です。本日はどうぞよろしくお願いいたします」と一言を添えてください。

ちなみに、手渡しする際は、封ののり付けは不要です。封筒は履歴書を郵送をするときのみ、のり付けをして封字をします。

手渡しの場合はその場で開封するため、のり付けをしてしまうと開けるときに手間がかかってしまいます。面接官はあなたが提出する履歴書を見ながら面接を進めていきたいので、面接官への負担を少なくできるように配慮しましょう。

受付に提出する場合

スーツ姿の男女

担当者に直接手渡すのではなく、受付で履歴書を提出する際は、封筒に入れた状態のまま提出しましょう。履歴書には、個人情報がたくさん載っています。

面接官のもとにたどり着くまでに、いつ誰の目にどれだけ触れるかわかりません。また、折れ曲がったり、汚れたりすることのないように、封筒に入れたまま渡すのがベストです。

ちなみに、採用担当者から「封筒から出して提出してください」という指示があった場合は、その通りにしましょう。受付で提出するときも「○○と申します。本日は、どうぞよろしくお願いいたします」ときちんと挨拶をするのがマナーですよ。

封筒の色は白。サイズはA4サイズの封筒がベスト

封筒の色は白がベストです。茶封筒に入れる人がいますが、茶封筒は請求書や見積書などを送る際に使用することが多いもの。もし、履歴書を茶封筒に入れていた場合、企業の人から請求書だと勘違いされてしまうかもしれません。

したがって、履歴書やエントリーシートの場合は、折りたたまずきれいに入れられるA4サイズの、白色の封筒を選びましょう。

封筒ごとクリアファイルに入れる

クリアファイル

企業の採用担当者に渡す履歴書は、クリアファイルに入れて持って行きましょう。上でも触れましたが、折れ曲がったり、雨にぬれてグシャグシャになったりすることを防いで、履歴書をきれいな状態で提出するためです。

クリアファイルを2枚用意し、上からとしかからと両方で二重に挟むと、より強度がましてきれいな状態を保てますよ。

履歴書の宛名は横書きでもいいの?

スマホを見る女性

封筒の宛名や差出人は、横書きでも問題はないと言われています。宛名を横書きにしたからと言って合否に直接影響するわけではありません。

宛名を横書きで書く場合は、「履歴書在中」も封筒の表の右下に横書きします。また、裏面のあなたの住所、氏名も横書きで統一しましょう。

ただし、面接官のなかには横書きにしている事で「普段から書き慣れていないんだな」と感じる人もいます。直接合否に影響するわけではないにしても、ビジネスシーンでは縦書きが基本ですので、縦書きにしておくのが賢明かもしれません。

履歴書を郵送する場合は郵便局の窓口で

スマホをいじる女性

履歴書を郵送する場合は、ポスト投函ではなく窓口で手続きをするのが一番オススメですよ。ちなみに、日本郵便の基本料金は、

・50g以内なら120円

・100g以内なら140円

・150g以内なら205円

となります。ポスト投函で済ませてしまうと、貼った切手の料金が足りていなくて、企業まで配達されないというケースが考えられるます。

その点、郵便局の窓口に持って行けば、封筒の重さに合わせて切手を貼ってくれるので、料金不足による未配達を防ぐことができますよ。

履歴書を送るときに同封する添え状って?

応募する企業に履歴書やエントリーシートを送る場合、必ず添え状も同封しましょう。同封とは、簡単な挨拶文を書いた書類のことです。「送付状」「カバーレター」とも呼ばれています。

添え状を同封することでより丁寧さが増し、入社への意欲をよりアピールすることができるのです。一般的には、4〜5行程度の挨拶文がストレスなく読めるものとされているので、あまりダラダラと書きすぎて長くならないよう注意しましょう。下記の例文をぜひ参考にしてみてください。

例文

20XX年X月X日

 

△△株式会社

○○株式会社
○○課○○ 様

 

○○大学○○学部○○科

○○ ○○(あなたの名前)

〒888-888

東京都○○区○○○○○○○○○○

電話 080-XXXX-XXXX

E-mail:○○@gmaill.com

先行応募書類の送付につきまして

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

○○大学○○学部○○学科の○○と申します。このたび、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送りいたします。

ぜひご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

・エントリーシート1枚

・履歴書1枚

以上

 

添え状があるかないかで合否に関係するの?

添え状のあり、なしが合否に直接影響することはほとんどありません。添え状の同封を忘れてしまったからといって、マイナス評価になるというわけではないのです。もちろん、添え状を同封した方がより丁寧で誠実な印象を与えることはできます。

入社後は、取引先とのやり取りで会社の案内資料を送ることなども多々あります。今のうちから送付状を入れるクセをつけておけば、好印象を持ってもらえるはずです。

切手の絵柄はどんなものでもOK?

Q&A

封筒に貼る切手は、ごく一般的なシンプルな絵柄を選びましょう。季節限定のキャラクターデザイン、記念切手などはビジネスシーンにはふさわしくありません。

あまりにも派手なデザインだと、採用担当者から「非常識」「的外れなところで個性をアピールしようとしている」などと思われてしまう可能性があります。変に目立って目をつけられてしまうことがあるので、シンプルなものが無難ですよ。

採用担当者は封筒の書き方もチェックしている

履歴書を入れる封筒の書き方ひとつで、あなたの印象は大きく変わりうるもの。まずはきれいに書くことが大切ですが、住所は正式名称で書く、番地は漢数字を使う、封字をするなど、最低限のマナーさえきちんとできていれば「ビジネスマナーがなっている」と好印象を持ってもらえるはずです。郵送するときも手渡しするときも、受け取る人の気持ちを考えて、正しいマナーを心がけましょう!