企業から不在着信が!就活中に折り返し電話をする時のマナーを紹介!

スマホをいじる女性
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企業からの電話に折り返す時のマナー

スマホをいじる女性

就活が始まると、セミナーや会社説明会、面接など複数の予定が入って忙しくなります。自宅にいる時や手があいている時であれば、その場での応対が可能。しかし、セミナーの最中や電車での移動中で、すぐに出られないことってありますよね。留守番電話にメッセージが入っていたり、不在着信が残っていたりした場合は、すぐに折り返すのがマナーです。

けれど、「折り返す時に緊張する」と感じる学生が多いのではないでしょうか?きちんとしたマナーを身につけておけば大丈夫。そんなわけで今回は、企業からの電話に折り返す時のタイミングやマナーについてご紹介しましょう。

電話を折り返す時のマナーに不安を抱えている就活生は8割!

人形

某メディアが、就活生1678名を対象に「就活の時、企業からかかってきた電話の折り返しマナーを理解していますか?」というアンケートを実施。これによると、おおよそ1,300名近くの学生が「理解していない」と回答しています。つまり、就活を行っている学生の8割近くが、電話のマナーに不安を持っているのです。この結果をもとに、就活生数名にアンケートをとり意見を聞いてみました。

「そもそも電話が苦手です。電話だと相手の顔が見えないから、声のトーンに気をつけなければならない。しかも、受け答えが選考に関係して落とされたらどうしようって思うから、かんだり、同じ言葉を連呼しちゃうから、正直マナーには自信がないです」(20歳・男性)

 

「やっぱり緊張しますよね。敬語と謙譲語の使い方がごちゃごちゃになって、変な話し方になってしまうので。。。以前、コールセンターでアルバイトをしていたので電話には慣れていたはずなんですけど、就活となると緊張感が違います。電話のあと、いつも手の汗がびっしょりです」(20歳・男子)

 

「セミナーとか会社説明会で出られないことが結構あるので、不在着信がある時はヒヤヒヤします。先方にも予定がありますし、いつどの時間帯にかけ直せばいいのかわからず、折り返す時に躊躇することが多々あります。選考にも響くと思うので、失礼のないよう心がけてはいます」(20歳・女性)

 

不在着信にはすぐに折り返しの連絡を入れよう

考える女性

「スマホを見たら企業からの不在着信が。。。」となった場合は、基本的にすぐに折り返しましょう。もし、あなたがかけた電話に対し、恋人からの連絡がなったら「どうして連絡をくれないんだろう」と思ってしまいませんか?

恋人同士であればプチ喧嘩程度で済むかもしれませんが、企業を相手にする場合はそんなことでは済まないでしょう。折り返しの連絡がないと、企業の人は返事がないことに不信感や不安を抱いてしまうかもしれません。したがって、たとえすぐに出られなかったしても折り返すようにしましょう。

電話を折り返す時に気をつけたいこと

ノートとカップ

冒頭で紹介した学生からの意見にもあったように、企業からの不在着信に折り返す時は、どうしても緊張してしまうもの。失礼のないようにするためには、事前の準備やかけ直すタイミングがポイントです。

メモ・スケジュール帳・筆記用具を用意する

電話を折り返す前にまず、メモ、スケジュール帳、筆記用具を用意しておきましょう。企業からの連絡は、面接の日程や時間についての場合がほとんどです。企業は、あなた1人と連絡をとっているわけではなく、多数の応募者とやり取りをしながらスケジュールを管理しています。

電話の向こうで「○月○日○時〜はご都合はいかがでしょうか?」と聞かれるはずです。その際、自分のスケジュールをすぐに把握できるよう、メモ、スケジュール帳、筆記用具は必ず手元に置いてから電話をかけましょう。

タイミングを考える

時計を見る男性

企業からの不在着信に折り返す場合、そのタイミンが非常に重要。商談、打ち合わせ、会議、外回りなどで離席している、外出しているという可能性が高いためです。

電話をかけて良い時間帯

・14時〜16時

この時間帯は午前中の業務がひと段落し、午後の業務の整理を行っている時間帯。また、お昼休憩のあとでひと息ついている時間帯でもあるので、比較的電話がつながりやすいと言えるでしょう。

できれば避けた方がいい時間帯

・10時(始業)〜14時

始業直後は、当日のタスクの整理や朝礼、メールのチェック、電話、来客の対応などでバタバタしています。また、打ち合わせや商談、会議など席を外しているケースも多々あるため、この時間帯は避けた方が良いでしょう。

・18時以降

定時が18時の場合は、勤務を終えているためそもそもオフィスにいない可能性があります。仮にオフィスにいたとしても、翌日分のタスクの整理を行っていることもあるため、できればこの時間帯は避けましょう。

同じことを二度聞かない

面接当日の時間、持ち物、オフィスを訪問する際の受付までの流れなど、細かく説明してくれるでしょう。この時に「もう一度よろしいでしょか?」と聞き返したり、同じ質問をするのは極力避けましょう。

たくさんの業務を抱える中、忙しい時間の合間をぬってあなたのために時間を使って連絡をしてくれています。「人の話を聞いていない人」と思わせないよう、メモをきちんと取りながら話を聞きましょう。

電波の良いところで

クッションを抱えて考え込む女性

電波がいいところで折り返しましょう。地下鉄やビルの中など電波が悪い場所だと相手の声をきちんと拾えません。話の途中で切れてしまうということはよくあるもの。切れた電話にかけ直すと、最初から話さなければならず、非常に面倒です。

よって、電話をかけ直す際は必ず電波がいい場所かどうかをきちんと確認しましょう。また、繁華街や電車のホームなどは雑音が入り聞き取りづらいため、静かな場所に移動してください。

企業に折り返しの電話をかける時の例文

電話をかける女性

それでは早速、企業に電話を折り返す時の例文をご紹介します。上でお話した内容を意識し、深呼吸をして気持ちを落ち着けてから電話をかけましょう。

例文1

企業:お電話ありがとうございます。○○会社○○課○○がお受けいたします。

あなた:お忙しいところ恐れいります。私○○大学の○○と申します。さきほど、○○様からお電話をいただいたいのですが、不在にしていたため出られず申し訳ございませんでした。恐れいりますが、○○課の○○様はお手すきでいらっしゃいますでしょうか?

企業:かしこまりました。少々お待ちくださいませ。

担当者:お電話かわりました、○○課の○○です。

あなた:○○様、お忙しいところ恐れいります。私、さきほどお電話をいただきました、○○大学の○○と申します。さきほどは、電話に出られず申し訳ございませんでした。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

担当者:はい、大丈夫ですよ。先ほどは面接の日程の件でご連絡させていただきました。○○様は。。。。(担当者の用件を聞く)

あなた:承知いたしました。○月○日の○時に御社にお伺いいたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。

担当者:はい。それでは、どうぞよろしくお願いいたします。

あなた:では、失礼いたします。

 

例文2

企業:お電話ありがとうございます。○○会社○○課○○がお受けいたします。

あなた:お忙しいとこと恐れいります。○○大学の○○と申します。 先ほど、採用担当の○○様から、次回選考の件でお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。○○様はいらっしゃいますでしょうか。

企業:かしこまりました。少々お待ちくださいませ。

担当者:お電話かわりました、○○課の○○です。

あなた:お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の○○です。先ほど○月○日○時頃にお電話をいただいたのですが、すぐに出られず、申し訳ございませんでした。

 

担当者が不在の場合

企業:お電話ありがとうございます。○○会社○○課○○がお受けいたします。

あなた:お忙しいところ恐れいります。私○○大学の○○と申します。さきほど、○○様からお電話をいただいたいのですが、不在にしており申し訳ございませんでした。恐れいりますが、○○課の○○様はお手すきでいらっしゃいますでしょうか?

企業:かしこまりました。少々お待ちくださいませ。

企業:○○様、大変お待たせして申し訳ございません。ただいま○○は席を外しているのですが、いかがいたしましょうか?

あなた:それでは、あらためて○時にこちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?

企業:かしこまりました。それでは、○○様よりご連絡があった旨を申し伝えておきます。

あなた:ありがとうございます。お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします。

 

「どういったご用件でしょうか?」と聞かれた場合

企業:お電話ありがとうございます。○○会社○○課○○がお受けいたします。

あなた:お忙しいところ恐れいります。私○○大学の○○と申します。恐れいりますが、○○課の○○様はお手すきでいらっしゃいますでしょうか?

企業:ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか?

あなた:はい、先ほど○○課の○○様より、面接の日程に関しまして留守番電話を頂戴しておりました。不在にしていたため、折り返しご連絡をさせていただきました。

企業:かしこまりました。担当におつなぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。

あなた:ありがとうとざいます。

 

「また、こちらから折り返します」と言われた場合

「次回の選考の日程についてご連絡差し上げました。また、こちらから折り返しご連絡いたします」というメッセージが残っていたら。この場合は、すぐに折り返しの連絡を入れましょう。「また、こちらから折り返しご連絡いたします」というのは、あなたへの気遣いや配慮です。吹き込まれたメッセージを真に受けず、きちんと折り返しましょう。

不在着信が!でも留守電に伝言が残っていない場合

パソコンの前で考える男性

明らかに企業からかかってきたと思われる不在着信。けれど、留守番電話にメッセージが入っていなかった場合、上記でお話をした時間を確認してからかけ直しましょう。もし、あなたが留守番電話サービス機能に加入していないのであれば、これを機に加入することをオススメします。

数年前まではどの携帯にも留守番電話の機能が付いていましたが、最近は付属のサービスとなっています。就活中はもちろん、就職後は内部や外部とのやりとりが増えるはずです。ぜひ、留守番電話サービスに加入してみてください。

土日に折り返してもいいの?

不在着信に気がついたのが夜中だった、もしくは土日だった場合は企業の営業日にかけ直しましょう。休日は仕事のことは少し置いておいて、家族サービズをしたり、恋人と遠くに出かけたりと、思い思いの時間を満喫しているはずです。

相手の事情もきちんと考えて、営業日に折り返すよう心がけましょう。また、企業の就業時間を過ぎていて、深夜になってしまった場合も同じです。

メールがきている場合は折り返さなくてもいいの?

スマホを持つ二人

不在着信があった時間よりもあとに、企業からメールが着ていた場合は、どうすればいいのでしょうか?ここで一番気をつけたいのが、折り返すのが面倒だからと言って、メール返信だけで済ませてしまうこと。相手は、あなたに電話をかけたけれども出られない状況なのだと察し、わざわざメールを送ってくれているのです。

「選考について」「日程調整につきまして」と書かれていたら、すぐに折り返しの連絡を入れましょう。相手の業務の状況にもよりますが、すぐに電話をくれる人の方が明らかに好感を持てますよね。就活中だけではなく、就職した後はこういったケースが多々あります。基本的には折り返すことを意識したいものです。

折り返しの電話ではより丁寧なマナーを心がけよう

企業からかかってきた電話に出られず折り返す場合、相手の顔が見えない分、話すスピードや声のトーン、言葉遣いがより重要となります。より丁寧なマナーを意識し、好感度を高めましょう!