企業から不在着信が！就活中に折り返し電話をする時のマナーを紹介！

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企業からの電話に折り返す時のマナー

就活が始まると、セミナーや会社説明会、面接など複数の予定が入って忙しくなります。自宅にいる時や手があいている時であれば、その場での応対が可能。しかし、セミナーの最中や電車での移動中で、すぐに出られないことってありますよね。留守番電話にメッセージが入っていたり、不在着信が残っていたりした場合は、すぐに折り返すのがマナーです。

けれど、「折り返す時に緊張する」と感じる学生が多いのではないでしょうか？きちんとしたマナーを身につけておけば大丈夫。そんなわけで今回は、企業からの電話に折り返す時のタイミングやマナーについてご紹介しましょう。

電話を折り返す時のマナーに不安を抱えている就活生は8割！

某メディアが、就活生1678名を対象に「就活の時、企業からかかってきた電話の折り返しマナーを理解していますか？」というアンケートを実施。これによると、おおよそ1,300名近くの学生が「理解していない」と回答しています。つまり、就活を行っている学生の8割近くが、電話のマナーに不安を持っているのです。この結果をもとに、就活生数名にアンケートをとり意見を聞いてみました。

不在着信にはすぐに折り返しの連絡を入れよう

「スマホを見たら企業からの不在着信が。。。」となった場合は、基本的にすぐに折り返しましょう。もし、あなたがかけた電話に対し、恋人からの連絡がなったら「どうして連絡をくれないんだろう」と思ってしまいませんか？

恋人同士であればプチ喧嘩程度で済むかもしれませんが、企業を相手にする場合はそんなことでは済まないでしょう。折り返しの連絡がないと、企業の人は返事がないことに不信感や不安を抱いてしまうかもしれません。したがって、たとえすぐに出られなかったしても折り返すようにしましょう。

電話を折り返す時に気をつけたいこと

冒頭で紹介した学生からの意見にもあったように、企業からの不在着信に折り返す時は、どうしても緊張してしまうもの。失礼のないようにするためには、事前の準備やかけ直すタイミングがポイントです。

メモ・スケジュール帳・筆記用具を用意する

電話を折り返す前にまず、メモ、スケジュール帳、筆記用具を用意しておきましょう。企業からの連絡は、面接の日程や時間についての場合がほとんどです。企業は、あなた1人と連絡をとっているわけではなく、多数の応募者とやり取りをしながらスケジュールを管理しています。

電話の向こうで「○月○日○時〜はご都合はいかがでしょうか？」と聞かれるはずです。その際、自分のスケジュールをすぐに把握できるよう、メモ、スケジュール帳、筆記用具は必ず手元に置いてから電話をかけましょう。

タイミングを考える

企業からの不在着信に折り返す場合、そのタイミンが非常に重要。商談、打ち合わせ、会議、外回りなどで離席している、外出しているという可能性が高いためです。

電話をかけて良い時間帯

・14時〜16時

この時間帯は午前中の業務がひと段落し、午後の業務の整理を行っている時間帯。また、お昼休憩のあとでひと息ついている時間帯でもあるので、比較的電話がつながりやすいと言えるでしょう。

できれば避けた方がいい時間帯

・10時（始業）〜14時

始業直後は、当日のタスクの整理や朝礼、メールのチェック、電話、来客の対応などでバタバタしています。また、打ち合わせや商談、会議など席を外しているケースも多々あるため、この時間帯は避けた方が良いでしょう。

・18時以降

定時が18時の場合は、勤務を終えているためそもそもオフィスにいない可能性があります。仮にオフィスにいたとしても、翌日分のタスクの整理を行っていることもあるため、できればこの時間帯は避けましょう。

同じことを二度聞かない

面接当日の時間、持ち物、オフィスを訪問する際の受付までの流れなど、細かく説明してくれるでしょう。この時に「もう一度よろしいでしょか？」と聞き返したり、同じ質問をするのは極力避けましょう。

たくさんの業務を抱える中、忙しい時間の合間をぬってあなたのために時間を使って連絡をしてくれています。「人の話を聞いていない人」と思わせないよう、メモをきちんと取りながら話を聞きましょう。

電波の良いところで

電波がいいところで折り返しましょう。地下鉄やビルの中など電波が悪い場所だと相手の声をきちんと拾えません。話の途中で切れてしまうということはよくあるもの。切れた電話にかけ直すと、最初から話さなければならず、非常に面倒です。

よって、電話をかけ直す際は必ず電波がいい場所かどうかをきちんと確認しましょう。また、繁華街や電車のホームなどは雑音が入り聞き取りづらいため、静かな場所に移動してください。

企業に折り返しの電話をかける時の例文

それでは早速、企業に電話を折り返す時の例文をご紹介します。上でお話した内容を意識し、深呼吸をして気持ちを落ち着けてから電話をかけましょう。

例文1

例文2

担当者が不在の場合

「どういったご用件でしょうか？」と聞かれた場合

「また、こちらから折り返します」と言われた場合

「次回の選考の日程についてご連絡差し上げました。また、こちらから折り返しご連絡いたします」というメッセージが残っていたら。この場合は、すぐに折り返しの連絡を入れましょう。「また、こちらから折り返しご連絡いたします」というのは、あなたへの気遣いや配慮です。吹き込まれたメッセージを真に受けず、きちんと折り返しましょう。

不在着信が！でも留守電に伝言が残っていない場合

明らかに企業からかかってきたと思われる不在着信。けれど、留守番電話にメッセージが入っていなかった場合、上記でお話をした時間を確認してからかけ直しましょう。もし、あなたが留守番電話サービス機能に加入していないのであれば、これを機に加入することをオススメします。

数年前まではどの携帯にも留守番電話の機能が付いていましたが、最近は付属のサービスとなっています。就活中はもちろん、就職後は内部や外部とのやりとりが増えるはずです。ぜひ、留守番電話サービスに加入してみてください。

土日に折り返してもいいの？

不在着信に気がついたのが夜中だった、もしくは土日だった場合は企業の営業日にかけ直しましょう。休日は仕事のことは少し置いておいて、家族サービズをしたり、恋人と遠くに出かけたりと、思い思いの時間を満喫しているはずです。

相手の事情もきちんと考えて、営業日に折り返すよう心がけましょう。また、企業の就業時間を過ぎていて、深夜になってしまった場合も同じです。

メールがきている場合は折り返さなくてもいいの？

不在着信があった時間よりもあとに、企業からメールが着ていた場合は、どうすればいいのでしょうか？ここで一番気をつけたいのが、折り返すのが面倒だからと言って、メール返信だけで済ませてしまうこと。相手は、あなたに電話をかけたけれども出られない状況なのだと察し、わざわざメールを送ってくれているのです。

「選考について」「日程調整につきまして」と書かれていたら、すぐに折り返しの連絡を入れましょう。相手の業務の状況にもよりますが、すぐに電話をくれる人の方が明らかに好感を持てますよね。就活中だけではなく、就職した後はこういったケースが多々あります。基本的には折り返すことを意識したいものです。

人事に聞いてみた！企業からの折り返し電話って選考に影響する？

電話のマナーに自信がないという学生は多くいるもの。ということでここからは、株式会社Branding Engineerで人事採用（広報も兼任）を担当している根崎結花（ねさき・ゆか）さんにお話を伺っていきます。

ライターの渡辺です。本日はよろしくお願いします！早速ですが、こちらから企業に電話をかけて留守電になった場合、メッセージを残しておくのは失礼になるのでしょうか？

全然。むしろ、留守電を残してくれた方がありがたいです。人事担当者って、商談やら面接で朝から晩までスケジュールがぎっしり埋まってることがほとんどなんですね。それに、お昼休憩の時間も中途採用の人を誘ってランチ（ヒアリングをする）に行くこともあるから、デスクにいる時間はほぼない。

……そうなんですか！そうなると、携帯をチェックする時間ってほとんどないんじゃないですか？

そうなんです。次の面談までの空き時間があればラッキーだけど、最悪業務が終わるまで確認できない、なんてことザラにあります。

なるほど。そうなると、留守電にメッセージを吹き込んだ方が「誰から何の要件の電話なのか」が把握しやすくなるってことですね。

もちろん。さらに言うと、留守電プラス面接の候補日をメールで送ってもらえるとめちゃくちゃありがたいですね。

確かに！でもそれだけ忙しいと、着信があっても当日中に折り返せないケースも出てきますよね。企業側から連絡がなかった場合、こちらから担当者に再連絡しても良いのでしょうか？

はい。掛け直してまた留守電になった場合、「改めてご連絡させていただきます」とメッセージを入れた方が親切ですね。かけ直した方が面接のチャンスを逃さずに済みますし。

でも、何度もかけ直すのはしつこいんじゃないか、と心配になってしまいます。1日何回くらいまでなら「しつこいな」と思われずにすみますか？それと、電話をかける時間帯の目安ってありますか？

確かに、1日に3回も4回も連絡がくるのはしつこいなって思われるかもしれないですね。午前と午後とか、1日2回までだったら「しつこいな」とはならないので大丈夫だと思います。

それから電話をかけ直す時間帯ですが、これって企業によるんですよね。そうですね、14時〜15時の時間帯がいいかもしれないですね。大体このくらいの時間帯ってお昼休憩のあとだったり、ひと息つく時間だったりするので捕まりやすいんですよ。

朝は避けた方が良いですか？

う〜ん……。朝は前日のメール対応でバタバタしてるので、14時以降だとありがたいですね。その方がゆっくりとお話ができるので。

ちなみに、電話の対応次第では選考に影響したりしますか？

します。これも企業によると思いますが、電話での第一声ってすごく大切ですよね。例えば、声のトーンがあまりにも低かったりすると、「無愛想な人なのかな」って思ってしまいます。あとは言葉遣いもそうですね。

実際にあったのが、こちらがお願いしたことに対して「了解です」って言ったり「うん、うん」っていう相槌を打ったり。私は彼（彼女）の友達ではないので、さすがにないなって思いますね。

言葉遣いがきちんとできていないと、社会人としてのマナーを疑われてしまいますね。

この電話たった1本で自分がどう見られるか、ということをわかっていないのが問題だと思います私は。日頃どんなに言葉遣いが適当だろうが乱暴だろうが、とにかく就活の間だけは電話の受け答えはきちんとできるようにした方がいいです。

電話は相手の顔が見えない分、声のトーンや言葉遣いに注意しないといけませんね。本日は、貴重なお話ありがとうございました！

折り返しの電話ではより丁寧なマナーを心がけよう

企業からかかってきた電話に出られず折り返す場合、相手の顔が見えない分、話すスピードや声のトーン、言葉遣いがより重要となります。より丁寧なマナーを意識し、好感度を高めましょう！