面接日程や調整メールの正しい返信方法!件名や署名はビジネスメールの基本

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目次

面接日程のやり取りはメールが基本

スマホを見る女性

応募した企業から、面接日程に関するメールが送られてきます。あなたは、応募先からの「日程通知メール」の正しい返信方法を知っていますか?文面に「返信不要」と書かれていた場合は返信する必要はありませんが、通知メールがあったら時間を空けず、なるべく早く返すのがマナーです。

しかし、「どのように返信すればいいのかわからない」「ビジネスメールの言葉遣いに自信がない」と感じて後回しにしてしまう人が多いのではないでしょうか?そこで今回は、日程通知メールへの正しい返信方法について、例文を交えながらご紹介します。

必ず返信しないといけないの?

パソコンの前で考える男性

応募先の企業から送られてきた面接日程に関するメールのことを、「日程通知メール」と言います。「返信不要」と書かれていない限りは、必ず返信しましょう。

応募者何百人もの面接スケジュールを組むために、会場や待機場所の確保、面接当日の段取りなど細かなスケジュール調整がおこなう必要があります。なので、予定の確定が遅くなればなるほど、先方に迷惑を掛かることになるのです。

また、採用担当者たちはあなたの言葉づかい、レスポンスの早さ、相手の立場や状況を考えた書き方ができているかなど。社会人として、最低限のマナーがあるかどうかを厳しくチェックしている場合があります。

面接日程メールに返信するときのポイント!

デスクでキーボードを打つ人

就活専用のメールアドレスを作っておく

普段あなたがサイト登録に使っているアドレスとは別に、就活専用のメールアドレスを事前に作っておきましょう。それは、登録した別サイトからの就活、イベント、セミナー情報やメルマガ配信などで埋もれないようにし、見落とすリスクを避けるためです。

もしも今、恋人の名前、飼っているペットの名前などが入っているメールで企業とやり取りしている場合は、直ちに就活専用の別アドレスを作りましょう。「非常識」「社会人マナーがなってない」と採用担当者にマイナスイメージを植え付けてしまう可能性もあります。

ユーザー名は自分の名前を入れておく

就活用のメールアドレスには、自分の名前を入れておくといいですよ。使用するのは、ファーストネーム、ラストネームどちらでも構いません。

企業側は送られてきたメールを見ただけで、誰からの返信なのかがすぐにわかります。ユーザー名に自分の名前を入れるのは、人事担当者への敬意や立場や状況を考慮した思いやりの気持ちです。

署名を作成する

ビジネスマナーの基本として、メールの最後に記載する署名も必ず作成しておきましょう。氏名、在学中の大学名と学部、電話番号、メールアドレスの4項目は必須です。

氏名の最後に()でひらがな表記を入れておくと、より親切な印象になります。また、メールアドレスは一番最初にお伝えした就活専用のアドレスを記載してください。

件名は必ず入れる

「面接日程の件につきまして」「面接日程について」という件名を必ず入れてください。件名入力はビジネスメールの基本です。

採用担当者に関わらず、会社員の受信トレイには1日に何百通という膨大な量のメールが送られてきます。「面接」「社内」「○○企業」などとフォルダ分けしている人がほとんどで、件名だけである程度内容を把握できるようにしているんです。

もし件名がついていない場合、一体何に関してのメールなのか分からない上、自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられて気付いてもらえないケースもあります。こうしたリスクを避けると共に、企業側の状況を考慮して必ず件名は入れるようにしましょう。

返信する時の件名はそのままで

応募先の企業とのやり取りが続くと、件名の前に「Re:」という文字が表示されますよね。これに対して返信する時は、件名はそのままでいじらず残しておきましょう。

この「Re:」を残しておくことでこれまでのやり取りが表示されるため、採用担当者たちはメール管理しやすくなるんです。あなたのほかにも、採用担当者がやり取りをしている応募者たちはたくさんいます。

「Re:」が付いた状態での返信は失礼だ、と感じる人もいると思いますが、変更したり新規作成したりせずにそのまま返信してください。

宛名は正式名称

株式会社を(株)有限会社を(有)と略すのは失礼な行為に当たります。しっかり正式名称を入力して送りましょう。また、やり取りしている担当者名の記載も忘れずに。

引用返信を使う

企業から日程に関するメールが届いた場合、部分引用で返信しましょう。例えばこうです。

>○月○日○(○)の○時に会社説明会にお越しくださいませ。

承知いたしました。ありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。

「>○月○日○(○)の○時に会社説明会にお越しくださいませ」が企業から送られてきた本文の引用。「承知いたしました。ありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします」があなたの返信文です。

引用を用いた返信は、受け取る相手への気遣いや配慮です。こうして引用で送ることにより、「あ、日程に関する返信だな」とすぐに内容を把握できるほか、気配りができる人と好印象を持ってもらえます。マナーの正解はひとつではありません。24時間以内に返信する、件名をつけるなど基本的なマナーを理解した上で、相手の気持ちを考えながら臨機応変に対応したいですね。

面接日程メールへの返信で気をつけるべき点は?

女子大学生

企業の担当者とメールでやり取りをする際、正しい言葉遣いができていますか?間違えやすい言葉や正しい使い方についてご紹介します。

本文の書きはじめは「お世話になっております」

これは、クライアントとのメールのやり取りで必ず使います。面識のない相手に対しては、必ず「お世話になっております」というフレーズを使いましょう。

たまに「お世話になります。○○会社の○○と申します」と書き出している人がいますが、これは間違いです。「お世話になります」は、すでに付き合いのある相手、もしくはこれからお世話になる可能性のある取引先に対して使います。

「かしこまりました」「承知いたしました」

企業から提案された日程に対して意思を伝えるときは「かしこまりました」や「承知いたしました」を使いましょう!「了解しました」と使う人が多くいますが、とてもカジュアルな言い回しのため、目上の人に対して使う言葉としてはふさわしくありません。受け取った相手から「日本語の使い方も知らないのか」と思われてしまう可能性があります。

本文の表記は統一させる

カタカナ、平仮名、漢字の表記を統一させましょう。

・頂く/いただく

・致します/いたします

・19:00/19:00

メールを送るときに迷うのが、「頂く」と「いただく」どちらの使い方が正しいのかどうか。実は、漢字と平仮名では明らかな違いがあるんですよ。

「頂く」は、『ご飯を頂く』『コーヒーを頂く』など、食べたり飲んだりといった動詞の謙譲語を表すため、漢字表記はビジネスシーンにおいてはNG。誰かに何かをしてもらう場合は「いただく」と平仮名にする、ということを覚えておきましょう。

好印象を与えるメールのポイント

クールビズ

メールでの言葉づかいも大切ですが、受け取り手の気持ちを考えた書き方をすると、「お、この子のメールは思いやりにあふれている」と好印象を持ってもらえるもの。そこで、どんな書き方が喜ばれるのか見ていきましょう。

返事はできるだけ早く返す

企業からの返信には、気がついたときに素早く返しましょう。多くの応募者の面接スケジュールを管理しているため、ひとりでも返信が遅いとなかなか予定を組み立てられません。しかし、返信が早ければ担当者の負担を減らすことができ、仕事の生産性も上がるもの。

仕事の早さとメールの返信の早さは比例する、と聞いたことがあります。仕事が早い人ほどメールへの返信が非常に早く、マメでしっかり者が多いと言われているんですよ。就職すると、クライアントとのメール連絡が多くなります。1分でも早い方が自分自身の仕事の効率もアップするのではないでしょうか。

内容はわかりやすく簡潔に

伝えたい内容は、わかりやすく簡潔に書きましょう。少しでも自分の良さをアピールしたくて、自己PRを盛り込んだりダラダラと書いた内容は、読む人がしんどく感じてしまいます。ひとつのブロックは3〜35行程度で区切って、読みやすさも意識したいものです。

読み手への配慮

忙しい時間を割いて面接の日程を調整してくれる人に対し、相手の事情や状況を理解した書き方を心がけましょう。相手の質問には必ず返事をして、無駄なやり取りをなくすことを意識してください。

上でも触れたように、多数の応募者のスケジュールを同時に管理しています。呼んだ相手がわかりやすいかどうか、自分が逆の立場ならどういう内容だったら読みやすいかを意識することが大切です。

「させていただく」や「お」「ご」の使い過ぎに注意しよう!

丁寧な文を意識しすぎて、一文に「させていただく」を何度も使ったり、「お」や「ご」をつけすぎてしまうことってありませんか?私は会社に入社したての頃、「させていただきます」を上司から『読みにくい』と注意を受けたことがありました。読み手の気持ちを考え、読みやすい文章を意識しましょう!

メールへの返信は24時間以内!

ビジネスマン

企業からの連絡への返信は、24時間以内に済ませましょう。返信にベストな時間帯は、13時〜14時、16時〜18時。全員がそうだとは限りませんが、ランチあとはメールを確認してから業務に入る人が多くいます。そのため、メールに気づいてもらいやすくなるのです。

企業で働いている人たちは、日中は打ち合わせ、商談、資料作成、電話応対などでバタバタしています。メールへの返信はそれらの業務が一旦落ち着いたあと、一通一通丁寧に確認してから返すこともあるのです

ただ、ほかのメールに埋もれて気付いてもらえない場合もあるため送る時間帯には十分気を付けましょう!

例文

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社

人事部 ○○様

お世話になっております。

○○大学・○○学部のいんため花子(名前)と申します。

返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。

面接日程の件ですが、こちらでは特に希望する時間はございませんので、ご担当者様のご都合のよろしい日時をご指定いただければ幸いです。

お忙しいところお手数をお掛けして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

署名
———————————————————―――
○○大学○○学部 いんため花子(いんためはなこ)
電話:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxxxxxx@xx.xx
———————————————————―――

 

企業が指定した日程が可能な場合の返信方法

スマホを持つ二人

上でお話した項目を頭に入れ、返信メールを送ってみましょう。ここで紹介するのは、企業側から指定された日時が可能な場合の返信方法です。パターン1と2、どちらで返信しても構いません。

返信例文パターン1

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社

人事部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部のいんため花子と申します。

このたびは面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

それでは、ご指示いただきました、

日時:○月○日 16:00〜 場所:株式会社○○ビル○階

に貴社に伺わせていただきます。

お忙しい中、日程調整していただきまして誠にありがとうございます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

署名
———————————————————―――
○○大学○○学部 いんため花子(いんためはなこ)
電話:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxxxxxx@xx.xx
———————————————————―――

 

返信例文パターン2

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社

人事部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部のいんため花子と申します。

日程調整のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。

○月○日(○)○時○○分に必要書類を持参のうえ、貴社にお伺いいたします。

お忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

署名
———————————————————―――
○○大学○○学部 いんため花子(いんためはなこ)
電話:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxxxxxx@xx.xx
———————————————————―――

 

複数の日程を提示された場合の返信方法

笑顔の女性

企業からいくつかの候補日を提示される場合もあります。そのような場合は、候補に挙げられた日程全てに対して「終日可能」、もしくは「○〜○時」「○時以降」と細かく記載して返信しましょう。

例文

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社

人事部 ○○様

いつもお世話になっております。

○○大学○○学部のいんため花子と申します。

このたびは面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

是非、選考に参加させていただきたく存じます。

下記日程はいかがでしょうか。

そのほかの日程も、できるかぎり柔軟に対応いたします。

○月○日(月) 終日可能

○月○日(火)14:30~20:00

○月○日(水)9:00~12:00

○月○日(木)11:00以降
こちらの日程で、日程調整していただけると幸いです。

お忙しいところお手数をおかけし申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

署名
———————————————————―――
○○大学○○学部 いんため花子(いんためはなこ)
電話:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxxxxxx@xx.xx
———————————————————―――

 

企業側から提示された日程が合わないから変更したい!

時計を見る女性

採用担当者から提示された日程が、あなたの都合と合わなかったパターン。不快な印象を与えずに改めて日程を組んでもらえるよう、丁寧な言葉遣い、申し訳ないという気持ちを盛り込みましょう。

その際に気を付けたいポイントは下記の2つ!

・理由を伝えること

・こちらから複数の候補日を提案すること

例文

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社

人事部 ○○様

お世話になっております。

○○大学○○学部のいんため花子と申します。

このたびは、選考のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

ご連絡頂きました日程ですが、 
大変申し訳ございません。

あいにく大学の受講日と重なってしまったため、下記日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

○月○日(月) 10:00~19:00

○月○日(火) 終日

○月○日(水) 14:00以降

○月○日(木) 10:00時以降

お忙しいところお手数をおかけし申し訳ありませんが、どうぞ宜しくお願いいたします。

署名
———————————————————―――
○○大学○○学部 いんため花子(いんためはなこ)
電話:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxxxxxx@xx.xx
———————————————————―――

 

別の企業との面接、大学のゼミと重なってしまい変更したい場合

面接日程も確定しあとは当日を迎えるだけ!という時に、他に応募していた企業の面接日時やゼミの発表とかぶってしまった場合、変更して欲しい旨と理由、別日程で調整してもらえるかどうか、採用担当者に必ず連絡を入れましょう。

例文

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社

人事部 ○○様

お世話になっております。

○月○日○時より面接をしていただくことになっております、○○大学○○学部のいんため花子と申します。

本日は面接の日程を変更していただきたく、ご連絡いたしました。

先ほど○○様に電話を差し上げましたがご不在とのことでしたので、取り急ぎメールをお送りしております。

実は、お約束させていただいた○月○日に、大学のゼミの発表と重なり貴社にお伺いすることができなくなってしまいました。

勝手なお願いで大変申し訳ありませんが、○月○日以降に改めて面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。

お忙しいところお手数をおかけし大変申し訳ございません。

どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

署名
———————————————————―――
○○大学○○学部 いんため花子(いんためはなこ)
電話:xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxxxxxx@xx.xx
———————————————————―――

 

日程変更を依頼する場合はまずは電話を!

スマホを眺める女性

上記のようにすでに決定していた面接日時を再調整してほしい、変更したいという場合は、必ず事前に電話連絡を入れましょう。こちらのスケジューリングミスが原因で、確定していた日時を再度調整してもらうわけです。常識的に考えれば、担当者に電話をかけて直接謝罪するのが礼儀というもの。

企業はあなたとだけ面接をするわけでも、あなたとだけ日程調整のやり取りをしているわけでもありません。メールだけでをポンと送って済ませるのではなく、きちんと謝罪して理由を伝え、もう一度調整してもらえるのかどうか誠意を持って対応しましょう。

大学のゼミと日程がかぶった、他の企業の会社説明会の時間とブッキングした、など理由はいろいろあると思いますが、事前に電話しておくだけでも「ちゃんとしている」と好印象になる可能性もありますよ。

企業から面接日程の返信メールが来ない!

考える女性

日程メールに返信したのに連絡が全然来ない!ということありませんか?来る日も来る日も、メールをチェックしても音沙汰ない場合の具体的なアクションは下記の通りです。

1週間待ってみる

まず考えられるのは、担当者が返信を忘れているだけという可能性です。タスクにまみれて後回しになっていたり、体調不良でしばらく休んでいる、ということも考えられます。担当者のなかには「すぐに返信してせっかちだと思われるかもしれない」とあえて2〜3日空けてから返信する人もいるようです。さまざまな理由が考えられるため、不安や焦る気持ちもわかりますが、まずは1週間待ってみましょう。

それでも返信がない場合は電話をかける

手帳を確認する女性

1週間待っても変化がない場合は、担当者に電話をかけてその後の具体的な動きはどうなっているのかを確認をしましょう。その際、相手を急かすような言い方をしたり、返信が遅れていることを責めるような言い方をしないように気をつけてください。

「メールで○日と伺っていたのですが」と言いたくなる気持ちもわかりますが、「○月○日の面接日程の件でご確認させていただきたいのですが。。。」と、あくまで確認のために連絡したんですよという姿勢で相手を尊重する伝え方を心がけましょう。

10時〜11時、13時〜15時に電話をかける

電話をかける時間は、10時〜11時、13時〜15時が理想です。就業が開始してすぐの時間帯は、メールの確認や電話応対などでバタバタしている場合が多く、「後ほど折り返します」と言われてしまう場合があるからです。相手の状況を考えて、企業の就業開始時間を調べてから電話をかけましょう。

上でも触れましたが、13時〜15時の間は午前中の業務がひと段落していることが多いため、電話に出やすくその場で対応してもらえる可能性があります。とは言えやらなければならない業務は山ほどあるはずです。端的に丁寧に用件を伝えましょう。

電話での話し方

企業:お電話ありがとうございます。○○会社○○部○○です。

あなた:お世話になっております。御社に応募させていただいております○○と申します。人事課の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

企業:はい、少々お待ちください。

(保留音)

担当者:お電話代わりました、人事課の○○です。

あなた:お世話になっております。先日、応募させていただきました○○と申します。お忙しいところ大変申し訳ございません。今、お時間はよろしいでしょうか?

担当者:はい、大丈夫ですよ。

あなた:ありがとうございます。面接の日程につきましてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。

担当者:面接日程の件ですね。大変お待たせして申し訳ありません。今、確認いたしますので少々お待ちいただけますでしょうか。

あなた:はい。お手数おかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします。

担当者:お待たせいたしました。それでは、○月○日(○)の○時〜弊社にお越しいただくことは可能でしょうか?

あなた:ありがとうございます。承知いたしました。お忙しいところ突然ご連絡してしまい、申し訳ございませんでした。

担当者:とんでもございません。こちらこそ、お待たせしてしまい申し訳ありませんでした。それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。ご連絡いただきありがとうございました。失礼いたします。

あなた:ありがとうございました。それでは失礼いたします。

 

日程通知メールのやり取りで、ビジネスマナーが問われている

考える男の人

応募企業からの面接日程通知メールでは、レスポンスの早さ、丁寧な言葉遣い、敬語、相手への配慮など、社会人として最低限のマナーがあるかどうかも問われています。時間を空けずに極力早く返信するためには、就活専用のアドレスを作る、フォルダ分けしておくなど事前準備が必要です。

「あとで返そう!」と後回しにせず24時間以内に返事を送り、日程が合わない場合はこちらから候補日を提示するといった正しい返信方法を身につけておけば、入社した時も外部とのやり取りに役立ちます。

何より、丁寧な言葉遣いや謝罪・感謝を盛り込んだメールは、相手に好印象です。正しく送って、これからの就職活動をよりスムーズに進めていきたいものですね。