目次
バイトの電話応募のときに緊張してしまう人は多い
アルバイトの応募先が見つかり、いざ電話をかけて面接を申し込もう！となったとき、最初は誰でも緊張してしまうもの。
LINEやFacebookをはじめとしたSNSでのコミュニケーションが普及し、電話のマナーを学ぶ機会が減ってしまったことも原因のひとつとなって、電話への苦手意識を持っている人は意外と多くいます。
けれど、社会に出れば電話を使う必要は必ず出てきます。そんなときに困ることのないよう、電話をかけるときに気をつけるべきポイントや実際に使える例文をご紹介します！
緊張するのはなぜ？
アルバイトの応募のときに限らず、電話をかけるときというのは「何から話せばいいのだろうか」と、どうしても緊張してしまうもの。しかし、一体どうして緊張してしまうのでしょうか？
会話のみで物事を伝えるため
電話では、相手の顔や表情がわかりません。相手のジェスチャーやリアクションが見えないため、声のトーンや抑揚で相手の表情を瞬時に察知する必要があります。そのため、面と向かって話すとき以上に緊張してしまうのです。
顔も名前も知らない、会ったこともない人となれば尚更その傾向は強くなるもの。また、バイトの応募のときは、これから上司になるかもしれない人に対して「失礼なことを言ってしまったらどうしよう……」と言葉遣いを意識するあまり緊張してしまうのです。
質疑応答のタイミングがつかめない
質問したいことや気になった点があっても、質疑応答のタイミングがなかなか掴めないということが多々あります。対面しているときであれば、「すみません、質問よろしいでしょうか？」と言えるものですが、電話となるとそう簡単にはいきません。
電話の最中、どんな仕事をするのか、募集しているシフトの時間についてなど、電話応募の際には質問したいことが山ほどあるはずです。ただ、話の腰を折ってしまうのは失礼な行為にあたるため、「何か質問はありますか？」と聞かれたタイミングで質問をするようにしましょう。
電話応募をするときに緊張しないポイント
電話に出た相手が採用担当者だとは限りませんが、「感じのいい人だな」と思ってもらうためには、第一声に注意して好印象を残したいものです。
高めの声で元気のいい挨拶を心がける
人の印象の3割は声のトーンで決まると言われています。電話では相手の顔が見えない分、話す声のトーンやテンポ、抑揚、ボリュームなどさまざまなことに気をつけなければなりません。
電話対応が多い職場ではよく「笑声（えごえ）」と言われていますが、口角をあげて話すと声が高くなり覇気が出るため、相手にいい印象を与えることができます。電話で話すときは、口角をあげることを意識しましょう！
用件をきちんと伝える
採用担当者は、打ち合わせや商談、採用面談などの忙しい合間をぬって電話に対応してくれています。相手の貴重な時間と労力を割いているという意識を高く持ち、要件は簡潔にまとめましょう。
自分の名前と、どんな求人情報を見て応募したのかをまず端的に話すと、相手にストレスを与えず、話を円滑に進めることができます。
ミスをしても焦らない
緊張のあまり、電話の最中に噛んでしまったり、どもってしまったりというのは誰もが経験することです。そんなときは決して焦らずに「失礼いたしました」と一言添えましょう。また、担当者の話している内容がわからないときは、素直に「申し訳ありません。
もう一度よろしいでしょうか？」と質問したり、「◯◯ということでよろしいでしょうか？」と復唱したりするなど、認識の違いがないかどうか答え合わせをするつもりで確認をとりましょう。
ただ、あまりに何度も同じことを聞いたり、見当違いなことばかりを言ったりするのは失礼な行為に当たります。相手の質問の意図や内容をきちんと理解しながら話を聞くように心がけてください。
電話を切る際に注意すべきこと
質疑応答もひと通り終えて電話を切るとき、いきなりブチっと切るのはとても失礼です。話が終わった途端にいきなり電話を切るのではなく、相手が切るのを確認してから切りましょう。
これは、ビジネスシーンにおいて最低限知っておくべきマナーです。企業に入社すると、内部や外部の人と電話でやり取りをする機会が多いため、今のうちから慣れておきましょう。
最近はスマホで電話をかける人がほとんどだと思いますが、固定電話を使う場合には、受話器を置く前に指で通話ボタンを指でおさえながら電話を切るとうるさくなく、相手により丁寧な印象を与えます。
担当者がいる場合の例文
お店：お電話ありがとうございます。◯◯がお受けいたします。あなた：お忙しいところ申し訳ございません。○○（求人サイト名など）を見てお電話をしました◯◯（あなたの名前）と申します。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか？
お店：はい、私ですが。ご連絡ありがとうございます。
あなた：まだ募集はしていますでしょうか？
お店：はい、まだ募集中ですよ。
あなた：ぜひ応募をしたいのですが、面接をしていただくことは可能でしょうか？
お店：ありがとうございます。直近ですと、お日にちはいつ頃がご都合よろしいでしょうか？
あなた：◯日（月）、◯日（水）、◯日（木）の午後のお時間帯はご都合いかがでしょうか？
お店：承知いたしました。それでは◯日（月）の14時〜弊社の◯階までお越しください。
あなた：ありがとうございます。◯日（月）の14時から、よろしくお願いいたします。当日、履歴書や筆記用具以外で何か必要なものなどございますでしょうか？
お店：履歴書と筆記用具があれば十分です。他に何か質問などはありますか？
あなた：いえ、ありません。それでは、◯日（月）の14時より貴社に伺いますので、どうぞよろしくお願いいたします。本日は、お忙しいところご丁寧に対応くださり、ありがとうございました。 失礼いたします。
お店：はい、失礼します。
担当者が不在だった場合の例文
お店：お電話ありがとうございます。◯◯がお受けいたします。
あなた：お忙しいところ申し訳ありません。○○（求人サイト名など）を見てお電話をしました◯◯（あなたの名前）と申します。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか？
お店：申し訳ございません。現在、採用責任者の◯◯は出張に出ておりまして、本日は終日戻らないこととなっております。差し支えなければ、ご伝言等ございましたら申し伝えます。
あなた：まだ募集をされているようでしたらぜひ応募したく、お電話いたしました。また明日以降、改めてご連絡をいたします。
お店：担当の◯◯にご連絡があった旨を申し伝えておきますね。恐れ入りますが、ご連絡先とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？
あなた：◯◯◯◯と申しまして、携帯番号が◯◯◯-▲▲▲▲-□□□□です。お忙しいところお手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
お店：それでは、こちらより折り返しご連絡させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
あなた：本日はお忙しいところご対応くださり、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。
お店：はい、失礼いたします。
応募先から折り返し電話がきたときの対応方法
担当者が不在で折り返しの連絡がかかってきたら、すぐに応答しましょう。「知らない番号だから出たくない」とそのまま放置しておいた番号が実は、応募先からの連絡だった……ということは意外とあります。
折り返しの連絡に出た際は「ご連絡いただきありがとうございます」と、電話を掛け直してくれたことへの感謝の気持ちをまず伝えましょう。
また、もしその場ですぐに出られず留守番電話にメッセージが吹き込まれていた場合は、メッセージの内容を一度きちんと確認をしてから掛け直すようにしましょう。
「こちらから改めてご連絡を差し上げますので、よろしくお願いいたします」というメッセージがあった場合でも、必ずあなたから折り返してください。
出られなかったあなたに対しての細かな配慮と気遣いから言ってくれているものなので、それに甘えて折り返し連絡をひたすら待つのではなく、折り返しの連絡は忘れずにおこないましょう。
かけ直すタイミングは？
折り返し電話に掛け直すタイミングは、「気づいたらすぐ」が理想です。ですが、先方がランチ休憩や会議中というケースも考えられるため、また行き違いになってしまう可能性もあります。迷ったら下記の時間を目安にかけるのがベストタイミングです。
a.14〜16時
ランチが終わってデスクに戻ってくる可能性が高いので、この時間がベストタイミングです。この時間帯であれば、忙しさもひと段落しているはずなので、電話に出てもらいやすくなるでしょう。
b.16時〜17時
職種にもよりますが、飲食店の場合はディナータイムの準備に向けて、仕込みをしたり休憩室でひと休みをしていることが多いので、電話に出てもらいやすい時間帯です。オフィスやアパレルなどは「今お時間よろしいでしょうか？」と一言添えましょう。もし忙しいと言われた場合は、先方の指示を仰いでください。
折り返し先の担当者が誰かわからない場合
留守番電話にメッセージが残されていたけれど、担当者の名前がきちんと聞き取れなかった……ということはよくあります。
このようなケースでは、「アルバイトに応募している◯◯と申します。◯時◯分頃にお電話いただいたのですが、出られずに申し訳ありませんでした」とやんわり伝えることで、「少々お待ちください。担当者にお繋ぎいたします」と取り次いでもらえるもの。
間違っても自分から「担当者の方のお名前が聞き取れず、申し訳ありません」と言うのだけは絶対に避けましょう。ビジネスマナーがなっていないと判断され、マイナスな印象を与えてしまう場合があります。
顔が見えないからこそ丁寧な対応を心がけよう！
電話への苦手意識を持っている人は多く、緊張のあまり声が裏返ってしまったり、声にハリがなくなったりしてしまいがちです。
しかし、口角を上げたり、言葉遣いをほんの少し意識するだけで、飛躍的に印象がよくなるのです。電話応対をするときは、日頃よりも2トーン高い声を意識して、電話の向こうの相手が気持ち良くなるような「笑声」での対応を心がけましょう！