就活で成績証明書を出す理由とは？郵送する時の注意点も紹介！

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成績証明書が就活を左右する？？

就活のとき、企業にはさまざまな書類を提出しなければなりません。そのひとつに、成績証明書というものがあります。この成績証明書とは、その名の通り大学での成績を証明する書類です。

なぜ提出する必要があるのか、何通用意すべきなのか、気になりますよね。そこで今回は、成績証明書について解説していきます。

そもそも成績証明書とは？

成績証明書とは、大学で履修した講義や実験実習科目の単位が記載された成績表のこと。大学での成績を証明するものとして、履歴書やエントリーシートと一緒に同封してエントリーした企業に提出します。

あなたの大学での成績を企業に証明することが目的であるため、学長の公印が押されています。発行方法は主に、大学の事務室で発行の申し込みをおこないます。

その場で証明書発行手数料200円を支払うと、後日自宅に郵送されるという流れです。また、成績証明書には、単位を取得した科目のみが記載されているので、不合格だった科目は載っていません。

ちなみに、この成績証明書は学生証がないと発行することができず、学生証の再発行は2,000円（大学によって異なる場合もある）かかるので大切に保管しておきましょう！

成績証明書に書かれている内容は？

自宅に届いた成績証明書を自分で開封してしまうと、それは無効となります。成績証明書には個人情報が記載されているため、透かし処理が施されていて、中身を透かして確認することができません。

そうは言っても、成績証明書にどんなことが書かれているのか気になるもの。一般的に、成績証明書には下記の内容が書かれています。形式は大学によってさまざまで、テストの点数や出席の日数などは載っていません。

成績証明書を提出するのはなぜ？

企業へのエントリーが完了したら、成績証明書をはじめ卒業見込証明書、健康診断書を提出することとなります。一体なぜ、選考に成績証明書が必要になるのでしょうか？

（1）卒業できるかどうか

一番重要なポイントです。単位が足りなくて留年、なんていうことになったら、せっかく一緒に働きたいと思っていてもそれが不可能となってしまいます。

卒業証明書には、卒業に必要な単位をきちんと取れているかどうかが記載されています。企業側としては、きちんと卒業ができる成績なのかを確認しておきたいということです。

（2）履歴書との適合

面接では、応募者の履歴書を見ながら質問を考えながら進めていきます。履歴書と成績証明書を照らし合わせて、虚偽の記載がないのかどうかを確認しているのです。

（3）応募者の優秀度

成績証明書には、成績の良し悪しを（秀・優・良・可）または（S・A・B・C）で記載されています。自社のカルチャーや求めている人材の中から、より優秀な人を選びたいと思う企業としてはこちらも確認しておきたいポイントとなります。

（4）人物像を把握するため

単位を取った科目を見て、応募者がどういった分野に興味・関心があるのかを知りたいと考えています。また、真剣に取り組んできたことを知ることにより、人物像の把握や企業が求めている人材にフィットしているのかを確認しているのです。

成績証明書の提出期限

成績証明書は、基本的には面接が確定したタイミングで提出しましょう。一次面接、二次面接、最終面接など、提出する時期に関しては企業から指定されることがほとんど。特に指定がなかった場合は、二次選考の際に、卒業見込証明書や健康診断書と一緒に提出しましょう。

これらの提出書類の有無が、直接の合否に結びつくわけではありませんが、「我が社への本気度を感じられない」「本命がほかにある」とマイナスなイメージを与えてしまう可能性があります。面接官の考え方にもよりますが、採用枠が1枠あり、優劣をつけがたい応募者が2名いたとしましょう。

二次選考の際に提出が揃っていない人と揃っている人とでは、後者が採用される確率が高くなります。必ずしも合否に影響があるわけではないにせよ、提出書類が不十分となる可能性がある場合はきちんと事情を説明し、次回までに揃えておく旨を伝えると誠意があると思ってもらえるはずです。

提出書類を手渡しするときの注意点

成績証明書を取り寄せると、改ざん防止のために厳封されています。封筒の表面には『開封厳禁』と書かれているので、封筒ごとクリアファイルに入れて提出しましょう。面接会場の受付にいる人に渡してください。

このとき、クリアファイルから封筒を取り出し、相手の正面にくる向きで両手で渡します。なかには、開封して渡すように提示してくる企業も増えていますが、決して自己判断せずに企業の指示を仰ぎましょう。

郵送する場合も開封厳禁？添え状は必要？

郵送する場合も、開封せずに封に入れましょう。基本的に、成績証明書を開封した時点で、その書類は無効となってしまいます。企業から特別な指示がない限りは、そのまま封に入れた状態で送るようにしてください。

また、郵送する場合は必ず添え状を同封してください。添え状の書き方については、下記の通りです。

送付状は、必ずしも送らなければならないというわけではありませんが、「不備がないように必要書類をきちんと入れましたよ」という証明書のようなもの。

また、開封したときにどんな書類が入っているのかすぐにわかるようにする、という相手への配慮や気遣いという意味も込められています。ビジネスシーンでは頻繁に使う機会があるので、学生のうちから付けるクセをつけておくと「お、マナーをわかってるな」と一目置いてもらえるかもしれません。

成績証明書はコピーでも可能？何通必要？

成績証明書は、必ず原本を提出してください。また、ほとんどの企業で提出を求められるため、5〜10枚は用意しておきましょう。1社につき1枚提出するとして、エントリーした企業の分だけ成績証明書が必要です。

スーツやカバン、靴など、何かとお金がかかる就活生に取って一通200円の発行手数料は痛手ですが、きちんと書類を準備しておくことで内定をもらえるチャンスが高くなるため、ここで躊躇せず、できるだけ多くの企業にエントリーしましょう。

もし、足りなくなってしまった場合は大学の事務所で再度発行手続きをします。ただし、夏休み前の7〜8月は窓口が混み合うため、5〜6月頃に前もって申請をしてくことをオススメします。ちなみに、成績証明書に有効期限はあませんが、発行から3ヶ月以内のものが望ましいです。

成績証明書の提出が間に合わない！忘れてしまった！

もし、成績証明書の発行が間に合わなくて企業への提出が遅れてしまった、郵送するのを忘れてしまったという場合は、どうすればいいのでしょうか？間に合わなかった場合は、エントリー先の企業になるべく早く連絡を入れて、間に合わなかった旨を伝え、指示を仰ぎましょう。

また、連絡手段は必ず電話にしましょう。「選考に影響するかもしれない」と不安になって、メールで簡単に済ませたくなる気持ちはわかります。

しかし、自分の段取りの悪さと準備不足によって間に合わなかった事実は変わらないので、ここはきちんと電話で謝罪をしましょう。誠意が伝わり、逆にこれがきっかけで採用担当者に名前を覚えてもらえるチャンスになるかもしれませんよ。

「本当に卒業できるの？」という問いは成績がよくないってこと？

成績証明書の内容が素晴らしいものであれば、面接官からが内定を期待させるような質問が飛んでくることでしょう。逆に、単位がギリギリだったり成績の評価が「B」や「C」ばかりで振るわない場合、厳しい質問をされる可能性があります。具体的には「病気でもしたの？」や「本当に卒業できるの？」という質問です。

痛いところを突かれたと思うかもしれませんが、動揺した様子を態度や表情に出してしまっては、相手の思う壺。嘘をついたり話を脚色したりせず、毅然とした態度で受け答えするのがポイントです。また、何かに注力したという頑張りをアピールするチャンスでもあります。

例文

成績証明書の内容で合否が左右される場合もある

エントリーした企業に提出する成績証明書は、履歴書と相違がないかどうかを確認したり、あなたを知るためのフックだったりと、提出を求めるのにはきちんとした理由があるのです。

成績が良くないからと気を落とす必要はありませんよ。前向きに物事に取り組もうとする姿勢とやる気をしっかりアピールして、内定獲得に繋げましょう