OB・OG訪問後のお礼はココに気を付けて！伝え方のポイント【例文あり】

行きたい会社が決まったら、まずはやっておきたいOB訪問

こんにちは、ライターの西山です。
就活を始める前にやっておいたほうが良い、と言われるのがOB・OG訪問。

百聞は一見に如かず。実際に行きたい会社の中にいる人、会社の面接を突破した人に会うことは、就職戦線を切り抜けるために大きな力になるはずです。

しかし、そのOB・OG訪問で、「マナーがなっていないやつ」というイメージを持たれてしまうことは避けたいもの。

今回はOB・OG訪問の中でも、意外と気を抜きがちな、お礼のマナーについてご紹介したいと思います。

OB訪問のお礼は電話？メール？

そもそも、お礼はどのような方法で伝えるのが適当なのでしょうか？

一番丁寧なのは電話かもしれないけど、忙しい社会人に電話をかけていいのか。
もし文面で送るのであれば、メールとチャットのどちらが良いのか、それとも手紙の方が
好印象？、、、と迷ってしまうこともあるかもしれません。

一体どうするのが良いのでしょうか？

OB訪問後はお礼メールを書こう

一般的に、メールが一番丁寧かつ邪魔にならない方法とされています。

社会人は毎日忙しくしているので、電話をかけてもつながらなかったり、大事な会議中だったりすると迷惑になってしまいますね。

その点メールならビジネスマナーを守りつつ、空いた時間に読むことができるので親切です。

しっかりと感謝を伝えるメールを読んでもらえれば、あなたが礼儀正しい人間だとアピールになります。
もしOB・OGが人事ではなくとも社内ネットワークを通じて採用にいい影響がある可能性だってありますよ！

お礼文で抑えておくべき5つのポイント

しかし、せっかくメールを送ったとしてもそもそも読んでもらえなくては意味がありませんよね？

ビジネスに関わっていると、毎日アドレスにはたくさんのメールが届きます。
その中に埋もれず、なおかつ良い印象を持たれやすいメールの書き方を知っている必要があります。

・件名で簡潔に内容を伝える

開かなくても中身が分かるように気を遣いましょう。

仕事をしていると、必要なメールだけでなく、不必要な営業のメールなども多く届きます。
なので、件名は必ず入れてください。

何日の何時にあった誰なのか、伝えたい内容は何か。
もちろんメールボックの件名の欄に収まる長さにしたほうが良いですね！

・お礼はその日のうちに

お礼メールを送るタイミングに気を付けましょう。
基本的に連絡や感謝のメールを送るのは一日以内。つまり、この場合は訪問をしてから24時間以内とされています。

忙しく、なかなか時間を取れない場合もあるかもしれませんが、数日が経ってしまうと読まれる可能性も低くなってしまいますし、失礼な印象を持たれるかもしれません。

また、時間帯としては、早朝に送信するのがオススメです。
なぜなら、ビジネスパーソンの多くは出社して最初にメールチェックをすることが多いので、その時に上のほうにあるメールは読まれやすいからです。

・きちんとしたアドレスから送る

アドレス名に気を付けて、できれば大学のアドレスを使うようにしましょう。

メールアドレスは、メールにおいてその人の顔になるものです。好きなアーティストの名前や、恋人の名前などが入ったアドレスを使っている人もいますが、ビジネスのシーンにおいてはいかがなものでしょうか？

どこの誰なのかすぐにわかるように、名前が入った大学のアドレスを使うことをおすすめします。

・長すぎないように注意する

社会人は忙しいもの。
伝えたい内容を簡潔にまとめておかないと、メールを読んだ時間が無駄だったと思われてしまうかも知れません。

お礼のメールだとしても好感度を下げてしまう恐れがありますので、しっかりと伝えたいことを整理してから送るようにしましょう。

・最後に署名を忘れずに

会社からメールが届いたとき、文末に線などで区切られた署名欄を見たことはないです
か？
あれは署名と呼ばれるもので、個人の証明をして安心感を持たせる効果があります。

特別に無いことで困るものではないですが、一般的にビジネスパートナーにはつけることが礼儀とされています。

最後にメールに署名を入れておくとしっかりとビジネスマナーを分かっている人間だとアピールすることができますね！

・例文

参考までにこちらに例文をご紹介します。

上のようなマナ―を守った上記のような文章も良いですが、人によっては固すぎる印象を持たれてしまうこともあるのも事実です。
相手に合わせて柔軟に変えていけるといいですね！

お礼メールに返信が来たら

さて、お礼メールの送信は完了しましたが、ここで意外と多くの人が悩むのが、相手から返信が届いたときなんです。

例えば、お礼メールに対して「頑張ってね！」といった文面だった場合、「ありがとうございます、頑張ります」と再び返信を返すべきなのか、それとも向こうの返信の手間を考えて返事は送らずにおくのか。

意外と難しく思えるかもしれません。

結論から言うと、返信を返したほうがベターです。
文末に返信不要、といった文言がない限りは、目上の人に対して既読無視は良いことではありません。

しかし、返信にもマナーがあるので、以下の点は気を付けてみてください。

・前回のメールの内容は消さずに

メールに返信をすると、自動で今までのメールの内容が自動で文面に入って来たりしませんか？

メールが長くなってしまうので消している人も多いと思いますが、それが逆に相手に前回のメールを探す手間をかけさせている場合もあります。

特に、同時に複数の人とメールしているとだんだん文脈を忘れてしまったり、話を混同したりしやすくなってしまうもの。

ビジネスパーソンとのメールの際には、文脈が分かりやすいように残して置くほうが良いでしょう。

電話でお礼を伝える場合

もちろんメールアドレスを知らない場合などは電話でも構いません。
しかし、相手は社会人。最初にお伝えした通り、仕事中にかけてしまっては大変迷惑です。

仕事終わりのタイミングを見計らって、かけるのがベストでしょう。

その際にはいきなり感謝を伝えるのではなく、「お忙しいところ失礼いたします。先日お話をさせていただいた○○大学の○○です。」というようにしっかりと名乗ってからお礼を伝えるようにしましょう。

簡単なようですが、電話となると緊張してうっかり自己紹介無しで話し始めてしまったりしてしまうものです。意識して電話をかけるようにしてみてください。

チャットアプリはどうしたらいい？

最近では、コンタクトをとるのもFacebook上で済ませて、メールアドレスや電話番号も知らない、という場合もあるようです。

OB・OGとは友達の友達、という形でつながっていることも珍しくはありませんから、信用してもらいやすいですし、何より簡単ですよね！

そのような場合は、お礼はチャット上でも構いません。
しかし、友達に送るように深夜帯や早朝にチャットを送るのは、マナー違反になりますので、注意しましょう。

・既読を付けたらすぐに返信

チャットで連絡をする際に注意したいことは、既読したらすぐに返信をするということです。メールであれば、文面を確認し、しばらく時間が経って落ち着いてから返信というのも構いませんが、チャットではもちろんNG。
友達でも既読無視は嬉しいものではないですから、目上の人に対しては特に気を付けましょう。

手紙がよい場合もある？OB訪問後のお礼状の書き方

ここまでメールをオススメしてきたのですが、実は手紙を送ったほうがよい場合もあるんです。

それは就活が終わったあと。
「この人のアドバイスのおかげで内定もらえた！」みたいなこともあるかもしれません。そんな時はメールよりも手紙のほうが向いていると言えます。

メールは何か月も過ぎてしまうと、名前も記憶から薄れてしまって、なかなか読んでももらえない場合も多いものですが、手紙であればかなり時間が経っていても関係ありません。

むしろ、感謝の気持ちが伝わりやすくなることもありますよ。

・例文

OB・OGへの感謝を忘れずに

OB訪問といえど、家族や友達とは違い、他人があなたのために時間を作ってくれています。

忙しい時間の合間を縫っ話を聞いてくれるわけですから、感謝の気持ちを忘れずにいたいものですね！

また、もしOB・OG訪問で気に入ってもらえたら、就職が決まっても定期的に話を聞きに行ったりすることもできます。困ったときに助けてくれる先輩ほど心強いものはありませんよ！

この記事を参考にしながら、OB・OGの方たちといい関係性を作っていってください。